Process automation anyone? – mit BPMS und RPA zur intelligenten Prozessautomatisierung (IPA)

Zur vollständigen intelligenten Prozessautomatisierung ist der Einsatz zentraler, innovativer Technologien erforderlich.

Mit diesem Beitrag möchte ich grob skizzieren, wie Sie mithilfe von BPM Software (BPMS) und/oder Robotic Process Automation (RPA) schnell, kostengünstig und nachhaltig automatisieren und auf zukünftige Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung vorbereitet sein können.

Starten wir mit BPM. In meinem langjährigen Beraterleben habe ich schon viele Methoden im Rahmen der Prozessoptimierung angewandt. Viele von Ihnen kennen sicher noch die Anfänge (z. B. Flowchart), um Prozesse zu dokumentieren. Dann kamen weitere, moderne Werkzeuge, mit denen auch neue Prozesse modelliert und simuliert werden konnten. Doch alle hatten einen Haken: Die Geschäftsprozesse wurden hervorragend und revisionssicher dokumentiert. Und landeten dennoch häufig in Aktenschränken oder Dateiarchiven. Warum? Diese Werkzeuge halfen nicht bei der Umsetzung und IT-Integration der neu gestalteten Geschäftsprozesse. In der Umsetzung bediente man sich klassischer IT-Methoden. Die grafischen Prozesse dienten maximal für das Fachkonzept.

Das ist jetzt anders. In den letzten Jahren wurden Methoden und Verfahren entwickelt, mit denen die Geschäftsprozesse zum einen fachlich modelliert werden können und zum anderen sich quasi per Knopfdruck ausführen lassen. Also auch die IT-Integration ist deutlich einfacher und schneller. Ein enormer Vorteil in der Zeit der raschen Veränderungen und digitalen Welt. … Und ganz nebenbei sind die Prozesse nach ISO-Standard dokumentiert. Wie war das nochmal mit den Fliegen und der Klappe?


Beispiel einer Antragsverarbeitung


Seit wenigen Jahren unterstützen uns hier verschiedene ISO-Standards wie BPMN (Business Process Model and Notation) oder CMMN (Case Management Model and Notation) sowie DMN (Decision Model and Notation), an denen keiner mehr vorbeikommt, wenn die Geschäftsprozesse schnell, nachhaltig und sicher optimiert, modelliert, dokumentiert und für die IT ausführbar gemacht werden sollen.

Nun wird mancher argumentieren: „Ja alles gut und schön, doch wir haben so viele andere Projekte in der Planung, dafür haben wir keine Zeit und keine Ressourcen“. So oder so ähnlich habe auch ich einige Einwände gehört. Dennoch: Haben Sie schon mal über RPA nachgedacht? Nein? – Wieso? Ganz einfach:

Nehmen wir ein Beispiel: Wenn Sie ein Formular erhalten, deren Inhalt Sie in Ihrem Bestandssystem o.ä. eintragen müssen, übernimmt der Softwareroboter/RPA diese Aufgabe für Sie. Die Daten aus dem Formular werden in ein sogenanntes Input-Management eingelesen und elektronisch zur Verfügung gestellt. Diese elektronisch zur Verfügung gestellten Daten werden mit RPA aufgegriffen und von dem Softwareroboter in die dafür vorgesehene Anwendung eingefügt.

Der Softwareroboter simuliert also den Sachbearbeiter und arbeitet die Geschäftsregeln mit den Systemen ab, die sonst der Mitarbeiter bedient – rund um die Uhr, jeden Tag, fehlerfrei.


„Doch, warum hilft mir RPA, wenn ich keine Zeit und Ressourcen habe?“ Weil RPA unabhängig von vorhandenen IT-Systemen ist, da der Softwareroboter diese Systeme nicht verändert, sondern „bedient“. Daher brauchen keine klassischen IT-Schnittstellen geschaffen zu werden, die Geld und Zeit kosten. RPA ist dagegen sehr schnell und einfach in der Umsetzung sowie in der Anwendung.

Das bedeutet, dass selbst Abteilungen ohne IT-Affinität einfach damit arbeiten können. Prozesse, die früher bewältigt werden mussten, aber zeitlich nicht zu schaffen waren bzw. mit einem großen Zeitaufwand verbunden waren, sind mit RPA einfach und schnell zu schaffen und haben zudem eine höhere Prozesssicherheit.

Zu guter Letzt: Die „Königsdisziplin“, die geschickte Kombination von BPMS & RPA. Teilweise werden zur IT-Integration von BPM Schnittstellen benötigt (z. B. Webservices). Oftmals ist diese Realisierung von wenigen „Kopfmonopol“-Trägern abhängig, die häufig wenig Zeit haben. Warum nutzen Sie hier nicht RPA, um die bestehende Anwendungslandschaft mit BPMS zu verbinden? – Ich bin auf Ihre Antworten gespannt!

Bis bald & beste Grüße
Dirk

PS: Sie interessieren sich für diese Themen? Dann besuchen Sie unseren ersten Praxiszirkel zur Intelligenten Prozess Automatisierung (IPA) "Process-Automation anyone?" - Dieses Event wird durch Vertreter der Unternehmen Kofax und Camunda unterstützt.


Dirk Daners ist Versicherungsexperte und steht für innovative Beratungsansätze zur Digitalisierung und im Prozessmanagement.
Bei PPI verantwortet er die Themen zur Intelligenten Prozessautomatisierung (IPA) für Versicherungen. Hierbei bringt Dirk seine über 20 jährigen Erfahrungen in der Assekuranz sowie seine Beratungsexpertise ein, die er vor seiner Zeit bei PPI als Consulting Partner bei führenden, internationalen Beratungsunternehmen anwenden konnte.

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