Medienbruch im Wohnzimmer - Digitale Dokumente

Es geht wieder los. Die Suche! Die Suche nach Versicherungspolicen, Belegen, Zinsbescheinigungen, Rechnungen und was der Staat sonst noch alles braucht, um mir das Geld, was ich ihm gezahlt habe, wieder zurück zu erstatten. Und natürlich taucht damit, wie in jedem Jahr, der Wunsch nach dem einem Ort auf, an dem das alles zu finden ist. Natürlich könnte man bei sich selbst anfangen und die vielen Schriftstücke sobald sie kommen genau an diesem Ordner ablegen. Aber bei manch einem landet genau diese Selbstdisziplin direkt auf der Liste der guten Vorsätze fürs nächste Jahr.

Und nun kommt auch schon die Digitalisierung um die Ecke und preist den papierlosen Schriftverkehr als Errungenschaft und Service für den Kunden an. Keine überquellenden Ordner mehr im Regal. Alles in der Cloud, immer und von überall sofort im Zugriff. Eigentlich schon ein alter Hut - erlangt dieses Thema, wie so viele andere, durch das große „D“ wieder neuen Aufwind. Nicht zuletzt noch unterstützt durch die rasante Entwicklung von Smartphones, Netzwerkbandbreiten und Speicherkapazitäten im privaten Haushalt.

Grundsätzlich finde ich die Entwicklung auch sehr positiv. Viele Dokumente liegen digital vor oder können angefordert werden. Auch der andere Weg, bei dem Dokumente oder Nachweise geliefert werden müssen, wird zunehmend in digitaler Form akzeptiert. Da wir uns aber noch auf dem Weg befinden, ist eben nicht alles, was kommt, digitale Post. Also muss ich mich entscheiden, entweder Papier und digitale Dokumente zu verwalten oder ich entscheide mich für eine der beiden Seiten. Die Konsequenzen sind heute leider auf beiden Seiten immer noch schmerzhaft.

Der Papiertiger
Viele sehen zwar schon die Vorteile der digitalen Dokumente, aber am Ende qualmt dann dennoch wieder der Drucker. Insbesondere die ältere Generation wählt diesen Weg, um den „alten“ Überblick zu halten. Platzbedarf für Akten, Drucker und Papierlager werden dafür in Kauf genommen, genauso wie die Kosten für Porto, Papier und Druckerpatronen.

Der Hobbybastler
Der Hobbybastler setzt zu Hause ein eigenes kleines Dokumentenmanagementsystem auf und digitalisiert über das Smartphone seine eigene Post. Die Ablage erfolgt dabei wahlweise im hauseigenen „Rechenzentrum“ (Abstellkammer mit NAS) oder für die weniger Besorgten einfach bei den gängigen Cloudanbietern. Auch wenn die Apps und Anwendungen schon stark vereinfacht wurden, so ist die Einrichtung eines solchen Systems nicht trivial. Gerade in der Startphase ist häufig das eine Dokument irgendwie nicht auffindbar und der Gang in den Keller zum großen ungeordneten Karton strapaziert das Vertrauen in die Technik.

Für beide Varianten gilt: Es liegen bereits digitale Dokumente als PDFs in den vielen einzelnen Portalen, für die ich jeweils eigene Zugangsdaten verwalten muss.

Damit komme ich zum Kern meiner Gedanken: Service hin oder her, ich habe einfach das Gefühl, dass es oberflächlich zwar eine tolle Sache ist, was mir da als neue Serviceleistungen angeboten wird. Digital, über die neuen Kanäle abrufbar, eben all das, was oben schon als Schlagworte aufgeführt wurde. Nur sehe ich keinen Vorteil, solange es für mich nicht einfacher, sondern komplizierter wird. Dass die Unternehmen dadurch Kosten sparen und davon im Idealfall einen Teil auf meine Kosten anrechnen (…), halte ich nur bedingt für ein Argument. Nicht zuletzt aus diesem Grund gibt es immer wieder Anbieter, die mit dem „Alles an einem Ort“-Versprechen locken. Aber auch hier muss die Zentralisierung und Digitalisierung in den meisten Fällen weiterhin vom Anwender selbst durch Nerv tötendes runter- und hochladen realisiert werden.

Meine Version der Dinge - am Beispiel Steuererklärung verdeutlicht (Achtung: nur für echte Träumer):

Bei der Steuererklärung gibt es klare Anforderungen, was benötigt wird. Jeder, der sich durch eine aktuelle Steuererklärungssoftware durchgearbeitet hat, weiß am Ende, welche Unterlagen er zu liefern hat. Wäre es nicht wunderbar, wenn ich statt der Dokumente und Informationen meine Zugangsdaten übergebe und die Informationen werden direkt abgeholt? Meine Versicherungen liefern die benötigten Prämieninformationen und Versicherungsscheine, meine Bank die Zinsbescheinigungen und Finanzierungsunterlagen, mein Arbeitgeber meine Jahresabrechnung. Unmöglich, sagen Sie? Vielleicht.

Einige Lösungsansätze gehen bereits in diese Richtung. Wie zum Beispiel ein Bankenwechsel, bei dem ich nicht mehr alle Lastschriften und Überweisungen neu einrichten muss, sondern bequem intelligente Systeme für mich übernehmen.

Auch wenn diese Beispiele stark vereinfacht sind und es natürlich insbesondere in Bezug auf Dokumente noch eine Menge technischer (Schnittstellenstandards) und fachlicher (GoBD) Herausforderungen zu bewältigen gibt, so wäre es aus meiner ganz subjektiven Sicht sehr wünschenswert, wenn der bereits begonnene Weg des papierlosen Büros auch bis zum Ende, also zum Endkunden,  gedacht wird.

In diesem Sinne (irgendwo zwischen Papier und der digitalen Netzwerkteststrecke steckend)

Ihr Robert Schnittger



#Versicherungen #Digitalisierung #digitaleDokumente #Dokumentenmanagementsystem
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