Gastbeitrag: Vermeidbare Medienbrüche - Teil 2 am Beispiel Berichtswesen

Unternehmensintern bestehen Brüche in der digitalen Verarbeitung teilweise bereits dann, wenn Daten von einer Abteilung in die nächste geliefert werden müssen, z. B. Daten eines regelmäßigen Berichtswesens. Fast jeder kennt die Situation, dass erhaltene Daten ausgedruckt und manuell in dem persönlich favorisierten Format weiter verarbeitet werden. Eine digitale Verarbeitung ist hierbei nicht gegeben und unter Effizienzgesichtspunkten optimierungsbedürftig.

Aufgrund der vielfältigen Verflechtungen und Anforderungen ergibt sich folgende Situation eines regelmäßig anzutreffenden „gewachsenen“ Berichtswesens:
PPI AG - Unstrukturiertes Reporting

Die Übersicht zeigt eine Vielzahl von Informationsübermittlungen, die in der Regel zum Zeitpunkt des Informationsbedarfs abgestimmt werden müssen. Es entstehen Redundanzen, weil die Daten nicht einmalig, sondern mehrfach versendet werden. Außerdem sind die Daten nicht allgemein verfügbar.

Eine Lösungsmöglichkeit besteht - wie bereits im 1. Blobeitrag beschrieben - in der bilateralen Vereinbarung (das „Sprechen derselben Sprache“), was aber unter Kosten- und Nutzengesichtspunkten sowie unter Berücksichtigung von Häufigkeit, Regelmäßigkeit und Datenvolumen zu prüfen ist.

Eine weitere Möglichkeit bietet die unternehmensweite Vereinbarung der Datenformate der übermittelten Informationen. Hier wird ein gültiges Format für die jeweilige Information für das gesamte Unternehmen vorgegeben, das für alle Empfänger gültig ist. Zeitliche Aufwände fallen somit nur einmalig im Definitionszeitpunkt an. Technisch ist die Lösung mit einem Datawarehouse umsetzbar, in das die liefernde Abteilung die Information schreibt, während die empfangende Abteilung nur Leserechte erhält.

Eine strukturierte Informationsplattform zeigt diese Darstellung:
PPI AG - Strukturiertes Reporting durch Einbindung eines DataWareHouses

Eine Übersicht zeigt klare eindeutige Informationsübermittlungen, die ohne weitere Abstimmungserfordernisse für eine Vielzahl von Empfängern zur Verfügung steht. Die Lösung hat neben der direkten Entkopplung von Sender und Empfänger weitere Vorteile:

  • Sämtliche Daten sind zentral verfügbar.
  • Die Daten stehen für Zeitreihen zur Verfügung.
  • Der Empfängerkreis kann beliebig ohne großen Aufwand erweitert werden.
  • Durch die Erstellung des Zeitplanes inklusive der Datendefinitionen ist keine Rücksprache notwendig, wann Daten verfügbar sind.
  • Da dieselben Daten nicht mehrfach an unterschiedliche Empfänger gesendet werden, entfallen Redundanzen.
  • Speicherplatz wird gespart.
  • Das DWH ist flexibel erweiterbar.
  • Das DWH ist vom Fachbereich justierbar.
  • Es gibt eindeutige Datenformate.

Fazit:

Die Forderung nach einer möglichst vollständigen, automatisierten Digitalisierung ist zurzeit im Trend. Tatsächlich können mit der Umsetzung erhebliche Einsparpotenziale im Unternehmen realisiert werden. Um diese heben zu können, müssen die vorhandenen Ablauf- und Aufbauprozesse analysiert werden. Und an den Stellen, an denen eine digitale Verarbeitung nicht möglich erscheint, ist vielfach nur die Vereinbarung eindeutiger Vorgaben notwendig, um Brüche im Prozessablauf zu vermeiden.

Freundliche Grüße
Christian Klein


Christian Klein ist Diplom-Kaufmann wie auch Versicherungskaufmann und arbeitet bei PPI im Bereich Consulting Versicherungen als Senior Consultant.
Seine Schwerpunkte liegen insbesondere bei Rechnungslegung, Berichtswesen und Controlling.


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